Vom Anruf zum strukturierten Vorgang
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, erkennt das Anliegen, fragt fehlende Angaben nach und dokumentiert das Ergebnis. Bei HEY MITRA läuft dieser Prozess in sechs Schritten: Anrufannahme, Gespräch, Rückfragen, Strukturierung, Dokumentation und Übergabe an das Verwaltungsteam. Das folgende Beispiel zeigt den Ablauf einer Heizungsstörung.
HEY MITRA verwandelt ein Telefonat in eine verwertbare Information für Ihre Hausverwaltung. Hier sehen Sie den Prozess – nicht eine bloße Funktionsliste.
Wie aus einem Anruf ein bearbeitbarer Vorgang wird
Vom Klingeln des Telefons bis zur strukturierten Übergabe an Ihr Team.
Anruf entgegennehmen
Ein Mieter, Eigentümer, Dienstleister oder Interessent ruft an. HEY MITRA nimmt das Gespräch an.
Gespräch führen
HEY MITRA meldet sich im Namen Ihrer Verwaltung, führt ein natürliches Gespräch und erkennt das Anliegen.
Fehlende Angaben nachfragen
Fehlen wichtige Informationen, fragt HEY MITRA gezielt nach – etwa Adresse, Wohnung oder Art der Störung.
Informationen strukturieren
Anrufer, Objekt, Wohnung, Kategorie, Beschreibung und Dringlichkeit werden zusammengeführt.
Gespräch dokumentieren
Aus dem Telefonat entsteht eine strukturierte Gesprächszusammenfassung für die Verwaltung.
Vorgang an Ihr Team übermitteln
Die Verwaltung erhält die erfassten Informationen zur weiteren Bearbeitung. Die genaue Übermittlungsweise wird individuell vereinbart.
Wie klingt ein Anruf wegen einer Heizungsstörung?
Ein Beispiel-Transkript: Ein Mieter meldet, dass die Heizung ausgefallen ist.
- Anrufer (Mieter)
Guten Tag, bei uns im Badezimmer ist seit heute Morgen die Heizung ausgefallen.
- HEY MITRA
Das tut mir leid. Ich nehme die Störung direkt für Ihre Hausverwaltung auf. Wie lautet bitte Ihre Adresse?
- Anrufer (Mieter)
Musterstraße 18, 2. Stock links.
- HEY MITRA
Vielen Dank. Betrifft der Ausfall nur Ihre Wohnung oder auch weitere Wohnungen im Gebäude?
- Anrufer (Mieter)
Soweit ich weiß nur unsere Wohnung.
Das Transkript ist ein schematisches Beispiel, kein Mitschnitt eines echten Kundengesprächs.
Was passiert, wenn ein Anruf nicht nach Plan läuft?
Was passiert, wenn der Anrufer nicht verstanden wird?
HEY MITRA kann bei unklaren Angaben nachfragen. Bleibt das Anliegen unklar, wird das Gespräch als unvollständig erkannt und die verfügbaren Informationen werden an die Verwaltung übermittelt, damit das Team nachfassen kann.
Was passiert, wenn der Anrufer einen Menschen sprechen möchte?
Der Umgang mit einem gewünschten Rückruf oder einer Weiterleitung wird als Prozess mit der Hausverwaltung festgelegt. HEY MITRA kann den Wunsch erfassen und für das Team dokumentieren; eine direkte Durchstellung hängt von der eingerichteten Telefonielösung ab.
Was passiert, wenn die Verbindung abbricht?
Bei einem Gesprächsabbruch können nur die bis dahin übermittelten Angaben berücksichtigt werden. Ein Rückruf oder die weitere Bearbeitung richtet sich nach den vereinbarten Abläufen und den verfügbaren Rückrufdaten.
Was passiert bei einem Notfall?
Welche Meldungen als dringend gelten und welche Reaktion folgt, wird vorab mit der Hausverwaltung festgelegt. HEY MITRA kann dringende Anliegen nach diesen vereinbarten Prozessen priorisieren; die KI ersetzt keine Rettungsleitstelle und keine vereinbarte Notfallorganisation.
Die tatsächliche Reaktion hängt von den individuell konfigurierten Abläufen der jeweiligen Verwaltung ab.
Wie wird der Ablauf für Ihre Verwaltung eingerichtet?
Die Gesprächslogik orientiert sich an Ihren Objekten, Anliegen und internen Prozessen.
Bedarf besprechen
Wir besprechen Ihre Anforderungen, typischen Anliegen und gewünschten Gesprächsabläufe.
Prozesse konfigurieren
HEY MITRA wird auf Ihre Verwaltung zugeschnitten: Objekte, Kategorien, Rückfragen und Abläufe.
Rufnummer einrichten
Wir richten Ihre bestehende Rufnummer oder eine neue Nummer für HEY MITRA ein.
In Betrieb nehmen
Nach der Einrichtung geht HEY MITRA online und übernimmt Anrufe nach den vereinbarten Abläufen.
Das einmalige Setup kostet 99,00 € netto. Der Minutenpreis beginnt ab 0,29 € netto. Stand: September 2026.
Wie unterscheiden sich Funktionen und Ablauf?
Die Funktionsseite beschreibt einzelne Fähigkeiten; diese Seite erklärt den Prozess eines Anrufs.